แบบสร ปผลการด าเน นการปร บปร งอย างต อเน อง ช อเร อง เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วย ระบบสแกน

Transcription

1 แบบสร ปผลการด าเน นการปร บปร งอย างต อเน อง Continuous Quality Improvement ( CQI ) ช อเร อง เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วย ระบบสแกน ป 2557 หน วยงานเวชสถ ต และเวชระเบ ยน

2 รายนามสมาช กผ ร วมด าเน นการ 1. นพ.ฉ ตรช ย กร พละ ท ปร กษาโครงการ 2. นาง วาร ณ ว นทา ผ ด แลโครงการ 3. น.ส. อ มพา ทองอ นทร ผ ด าเน นงาน 4. น.ส. น นทนา โหยหวน ผ ด าเน นงาน 5 ล าด บป ญหาส าค ญท พบในหน วยงาน 1. การต ดตามเวชระเบ ยนไม พบ 2. การจ ดเตร ยมแฟ มน ด ( IPD)ไม ครบถ วน 3. เอกสารบางส วนในเวชระเบ ยนส ญหาย 4. การค นหา/จ ดเตร ยมแฟ มไปย งห องตรวจล าช า 5. การจ ดเร ยงเอกสารเวชระเบ ยนในเล มไม เป นระบบ

3 โครงการท เล อกมาด าเน นการ เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วยระบบสแกน เหต ผลท เล อกก จกรรม /โครงการฯ ด วย หน วยงานเวชสถ ต และเวชระเบ ยนม หน าท หล ก ท ต องร บผ ดชอบ ค อ การด แลบ าร งร กษาเวช ระเบ ยนของผ ป วยให คงอย ในสภาพท สมบ รณ พร อมใช เสมอ การด แลการบร หารจ ดการงานเวชระเบ ยนท งหมด ของโรงพยาบาลให เป นไปตามนโยบายองค กรและมาตรฐานโรงพยาบาลระด บตต ยภ ม จากข อม ลอด ต ป จจ บ น พบว าจ านวนผ ป วยท เข ามาร บบร การเพ มส งข น ปร มาณแฟ มท เก บม จ านวน เพ มข นตามล าด บ ผลให เก ดป ญหาการบร หารจ ดการเวชระเบ ยน ท ม กระจายอย ในหลายๆพ นท การต ดตามเวช ระเบ ยนไม พบ โอกาสเวชระเบ ยนส ญหายตามมา ซ งระบบเวชระเบ ยนป จจ บ นเป นการบร การร ปเล ม ต อมาได พ ฒนาให ม การจ ดเก บเอกสารเวชระเบ ยนร ปแบบอ เล กทรอน กส (Electronic Medical Record: EMR) จ านวน 2 ร ปแบบ ค อ การจ ดเก บในร ปของ แผ น CD ROM หร อคอมพ วเตอร PC (stand alone) ต อมาพ ฒนาเป นการ จ ดเก บใส External hard disk การให บร การด านข อม ล สามารถให บร การข อม ลได ระด บหน ง ค อเม อม การขอใช เจ าหน าท ก จะ Print Out ให เป นรายๆ หร อ ให บร การใส แผ น CD ได เท าน น ป จจ บ น จ งได พ ฒนาระบบต อโดยการน าระบบการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนอ เลคทรอน กส แบบ เคร อข าย (Network) มาใช โดยการเช อมต อโปรแกรมการจ ดเก บ (Application software) ก บระบบคอมพ วเตอร โรงพยาบาล( HIS) เพ อให ง ายการต อการเร ยกใช / ส บค นข อม ล แต การพ ฒนาระบบในช วงแรกๆ ก ย งไม ประสบผลส าเร จ พบว าย งคงม ป ญหาอ กหลายด าน จ งเป น เหต ผลให หน วยงานเล อกก จกรรมน มาด าเน นการจ ดท า CQI ต อในป 2557 ว ตถ ประสงค เพ อตอบสนองต อ ว ส ยท ศน พ นธก จ และเข มม งของโรงพยาบาล เพ อให เป นไปตามแผนและนโยบายของการบร หารงานเวชระเบ ยน เพ อเพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการระบบเวชระเบ ยน เพ อการจ ดเก บและส บค นเวชระเบ ยนท ม ประส ทธ ภาพ

4 เป าหมายของโครงการ เป นแผนการพ ฒนาระบบสแกนอย างต อเน อง เพ อพ ฒนาให ม การจ ดเก บเอกสารเวชระเบ ยน ร ปแบบอ เล กทรอน กส (Electronic Medical Record: EMR) ทดแทนการจ ดเก บแบบร ปเล ม ว นท เร มต นการด าเน นโครงการ พฤศจ กายน ป 2554 ป จจ บ น แผนการด าเน นงาน วางแผน และ เร มโครงการปลาย ป 2554 ทดลองระบบ และเร มสแกนจร ง ในป 2555 แผนด าเน นงาน ป งบประมาณ 2557 Plan ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. Do Study Action วางแผน ด าเน นการจร ง

5 ต วช ว ด ร อยละของการสแกน IPD หล ง Discharge > 80 % ระยะเวลาเฉล ยในการค นหาต ดตามเวชระเบ ยนผ ป วยใน ไม เก น 15 นาท อ ตราการค นหาต ดตาม(IPD Card)ได ท นตามความต องการ > 70 % ข อม ลก อนการแก ป ญหา ศ กษาข อม ลจาก อ ตราการขอใช IPD Card ประจ าว น พบว าม ความต องการ ประมาณ เล มต อว น แต เวช ระเบ ยนไม สามารถค นหาต ดดามเล มมาเพ อตอบสนองความต องการใช ได ท งหมด เพราะป ญหาท เวชระเบ ยนกระจายอย ในหลาย พ นท ระบบการต ดตามจ ดเก บท ย งไม ร ดก ม การควบค มการต ดตามทวงค นเวชระเบ ยนย งไม ด พอ การพ ฒนาระบบบร หารจ ดการ เวชระเบ ยน :EMR จ ง เก ดข นเพ อเป นการช วยให หน วยงานม ระบบ Scan แฟ มและการเร ยกใช งานได ท นท ผ านระบบ Network การว เคราะห หาสาเหต ของป ญหา โดยใช แผนภ ม ก างปลา FISH BONE Diagram ตามหล ก 4 M 1 E การว เคราะห หาสาเหต แผนภ ม ก างปลา(fish bone Diagram) เป ดอ าน ข อม ลไม ได การแก ไขผ าน ร โมตม ป ญหา เคร องม อ/ อ ปกรณ ม หลายหน วยงาน พ นท จ ดเก บไม เหมาะสม/ไม เพ ยงพอ ไม ม เคร อง สแกนส ารอง การย มจาก ward บ คลากร สแกนข อม ลไม ท น ความต องการ เข าไม ถ ง ควบค มยาก ไม ช านาญระบบ+ขาด ความร ลาออกบ อย การย มจาก OPD ระบบการจ ดเก บ หล งจ าหน าย ป ญหาการ ต ดตาม IPD ส งแวดล อม /พ นท / สถานท กระบวนการ ท างาน

6 ตารางว เคราะห ป ญหาและแนวทางแก ไข ป ญหา แนวทางแก ไข ผลล พธ 1. บ คลากร จ ดให ม บ คลากรร บผ ดชอบหล ก 2 คน แบ งเป น ประจ า 1 คน // รายว น 1 คน อบรม ให ความร ถ งว ธ การใช งาน ส อสารข อม ลให เข าใจเป นระยะๆ 2. เคร องม อ/อ ปกรณ - ส วนท เก ยวก บระบบซอฟแวร : ขอความ ร วมม อจาก ห วหน างาน IT - ส าหร บอ ปกรณ เคร องสแกน : หน วยงานของบจ ดซ อจ ดจ างส ารอง ม จนท. ด แลร บผ ดชอบหล ก กล มผ ใช งานสามารถเร ยกด เวช ระเบ ยนอ เลคทรอน กส ได - หน วย IT จ ด จนท. ด แล ระบบน ให 1 คน - ม เคร องสแกนมากกว า 1 เคร อง 3. ส งแวดล อม/พ นท / เช ญประช ม ผ านคณะกรรมการพ ฒนาระบบเวช สถานท ระเบ ยน และหามาตรการควบค มแฟ มร วมก น 4. กระบวนการท างาน ปร บระบบการต ดตามเวชระเบ ยนหล ง D/C มา สแกน ใหม โดยม การประช มผ เก ยวข องร วมก น ได มาตรการควบค มเวชระเบ ยน 4 ห วข อ ได Flow การท างาน มาเพ มอ ก 1 เร อง

7 ข อม ลก อนและหล งด าเน นการ ปร มาณเอกสารเวชระเบ ยนท สแกนเข าระบบอ เลคทรอน กส ป ญหาป 2554 พบว าจ านวนการสแกนเอกสารเข าระบบจ ดเก บอ เล คทรอน กส ลดลง ** พบป ญหาเร องเคร องม อ/อ ปกรณ ไม ม เคร องสแกน** ป 2555 ม ระบบจ ดเก บเวชระเบ ยนอ เลคทรอน กส ( Application software) ข อม ลหล งด าเน นการ ข อม ลป

8 ร ปภาพท 1 กราฟแสดงจ านวน IPD ท ร บมาจาก R to A เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2555 ค าเฉล ยร อยละ ร ปภาพท 2 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2555 ค าเฉล ยร อยละ *หมายเหต ข อม ลช ดท 1 หมายถ ง จ านวนแฟ ม สแกนได ข อม ลช ดท 2 หมายถ ง จ านวนแฟ ม discharge

9 ร ปภาพท 3 กราฟแสดงจ านวน IPDท จ าหน ายจากหอผ ป วย(ในเวลาราชการ) เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2556 ค าเฉล ยร อยละ ร ปภาพท 4 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2556 ค าเฉล ยร อยละ *หมายเหต ข อม ลช ดท 1 หมายถ ง จ านวนแฟ ม สแกนได ข อม ลช ดท 2 หมายถ ง จ านวนแฟ ม discharge

10 ร ปภาพท 5 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย(ในเวลาราชการ) เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2557 ค าเฉล ยร อยละ *หมายเหต ข อม ลช ดท 1 หมายถ ง จ านวนแฟ ม discharge ข อม ลช ดท 2 หมายถ ง จ านวนแฟ ม ท สแกนได ร ปภาพท 6 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2557 ค าเฉล ยร อยละ *หมายเหต ข อม ลช ดท 1 หมายถ ง จ านวนแฟ ม สแกนได ข อม ลช ดท 2 หมายถ ง จ านวนแฟ ม discharge

11 ข อม ลจากกราฟท ง 2 ร ปภาพจะเห นว า กราฟท 1 เป นการสแกนข อม ลโดยร บแฟ มต อมาจากงาน ควบค มรห สโรคและค านวณค าตอบแทน ( R to A) เน องจากหน วยงานน ต องตรวจสอบความสมบ รณ และ ให รห สโรคเพ อส งเร ยกเก บ ต อมาพบป ญหาว าจ านวนแฟ มท สแกน ไม ท นความต องการใช และแฟ มท ส งไปสร ป ส ญหาย ป 2556 จ งได แก ไขใหม โดยการปร บ Flow ให เก บ IPD สแกนหล ง Discharge เสร จส งค น ว นต อ ว น ผลก อนด าเน นการและหล งด าเน นการ ผลด าเน นการ ** เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วยระบบสแกน** ข อม ล ก อนด าเน นการพบว าม ป ญหามาอย างต อเน อง และหน วยงานได พยายามแก ไขป ญหามาเร อยๆ แต ก ไม ประสบผลส าเร จ แต เม อม การน าระบบน มาใช พบว า จ านวนการให บร การเวชระเบ ยนม ความครบถ วนข นอย างมาก เปร ยบเท ยบ ก บ ต วช ว ด ต วช ว ด เป าหมาย ป 2555 ป 2556 ป 2557(ต.ค.56- ม.ค.57) ร อยละของการสแกน IPD หล ง Discharge ระยะเวลาเฉล ยในการ ให บร การเวชระเบ ยน ผ ป วยใน อ ตราการค นหาต ดตาม (IPD Card)ได ท นตาม ความต องการ 80 % % % % 85.92% (ต.ค.56-14ส.ค.57) < 15 นาท นาท 20 นาท 5.89 นาท 70 % 60 % % %

12 ร ปภาพท 7 กราฟแสดงจ านวน IPD ท ท สแกนได รายเด อนของป งบประมาณ 2557 ค าเฉล ยร อยละ ส งท ย งคงเป นป ญหา ค อ การให บร การเวชระเบ ยน ป จจ บ น ให บร การในร ปแบบอ เล กทรอน คส ซ งข นตอนการเข าถ งม ข นตอนท ย งยากในกรณ ท ผ ป วยไม ได มาตรวจท ห องตรวจ ท าให เก ดความไม สะดวกในการใช งาน แพทย พยาบาล ย งไม เข าใจว ธ ใช งาน ความสะดวกรวดเร วของการใช งาน ระบบการด ข อม ลและส บค นเวชระเบ ยนผ านระบบ Network ซ ง หน วยงานต องพ ฒนา ต อ โดยกระต นให กล มผ ใช เข าไปใช ระบบให มากข น ต อไป สร ปผล การด าเน นงานก จกรรม / โครงการ 1. ป ญหาและข อจ าก ดท เก ดข นจากการด าเน นการ - พ นท ท างานย งไม เอ อต อการปฏ บ ต งาน - อ ปกรณ เคร องสแกน ต องม การส ารองล กยาง - ไม ม ความร เร อง การแก ไขคอมพ วเตอร ท าให การท างานม อ ปสรรคบ อย ๆ - บ คลากรไม ม ความเช ยวชาญใน IT - 2. กระบวนการเร ยนร - ความกล าและความเป นผ น าของผ บร หาร ท ต ดส นใจน าระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ในเร องการบร หารจ ดการ เวชระเบ ยนเข ามาใช - เก ดการเร ยนร พ ฒนา ตนเอง ในเร องการใช ระบบอย างต อเน อง - ม ระบบการบร หารจ ดการเอกสารเวชระเบ ยนท ม ประส ทธ ภาพ

13 3. แผนท จะพ ฒนาต อเน องต อไป - พ ฒนาให เก ดระบบการสแกน OPD Card ท ขาดการต ดต อ 5 ป - พ ฒนาให เก ดระบบการสแกน IPD Card 10 ป อย างต อเน อง - พ ฒนาให เก ดระบบการสแกน OPD Card แบบ Realtime นว ตกรรมท ได จากการด าเน นโครงการ เก ด ระบบการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนท ม ประส ทธ ภาพ ค ณสมบ ต ของระบบ 1. เป นระบบในการจ ดเก บเอกสารเวชระเบ ยน ท ง OPD และ IPD 2. สามารถเร ยกด ภาพเอกสารผ านระบบ Network ได 3. ม ระบบย ม /ค น เวชระเบ ยนอ เลคทรอน กส 4. สามารถด ภาพเวชระเบ ยนในร ปแบบ Online ได 5. รายงานสถ ต การใช งานได แผนการต ดตามเฝ าระว ง ทบทวนข นตอนการปฏ บ ต งานก บเจ าหน าท อย างสม าเสมอ เพ อไม ให เก ดการละเลยการปฏ บ ต งาน และ หาแนวทาง พ ฒนางานเป นระยะๆ เพ อให ผลงานสมบ รณ ย งข น จ ดเก บสถ ต ข อม ลท กเด อน แล วน าข อม ลท ได มาประช มร วมก น ภายในหน วยงาน ผลจากการต ดตามเฝ าระว ง ได ร บรายงานข อม ลประจ าเด อน ม การน าผลล พธ ท ได มาหาว ธ การ ปร บปร งให ได ผลงานในปร มาณท เพ มข น สร ปจ ดท าเป นมาตรฐานการปฏ บ ต งาน เร อง การบร การเวชระเบ ยนผ ป วยในด วยระบบ EMR (กล มผ ป วย Walk in) ก จกรรม CQI จะท าต อไปในอนาคต **ลดอ ตราการออกใบแทนของเวชระเบ ยนผ ป วยนอก**